Toute personne ayant déjà travaillé en entreprise le confirmera : si les réunions sont inévitables, leur utilité n'est pas toujours évidente. Selon les résultats d'une enquête menée par Robert Half auprès de cadres, 28 % des réunions sont tout simplement considérées comme une perte de temps.
Parce que vos fonctions vous amèneront souvent à prendre l'initiative de réunions et à les conduire, il est très important que vous puissiez distinguer les réunions essentielles de celles qui font perdre leur temps aux participants. Voici quelques indices qui vous permettront de déceler les réunions chronophages -- ainsi que quelques conseils pour y remédier.
1) L'ordre du jour est trop détaillé. Si le fait d'établir un ordre du jour est une bonne idée, veillez toutefois à ne pas trop entrer dans le détail. En tant qu'organisateur, il vous appartient d'identifier les points qu'il est essentiel d'aborder et ceux dont vous pouvez faire l'économie. Mettez-vous à la place de chaque participant : les questions traitées lui sont-elles pertinentes et utiles, dans l'exercice de ses fonctions ? Si tel n'est pas le cas, vous avez tout intérêt à revoir la liste des participants ou le plan de réunion. De même, ce n'est pas parce que vous avez prévu un laps de temps donné pour la réunion que vous devez obligatoirement « meubler » chaque minute. Étudiez l'ordre du jour et repérez les éléments redondants qui peuvent être traités en même temps, ou les thèmes qui peuvent attendre une prochaine réunion.
2) Le nombre de participants est trop important. Passez en revue la liste des participants pour vous assurer que chacun d'entre eux a bien un rôle à jouer dans la discussion. Bien souvent, la présence de certaines personnes est dictée par la politesse, et non par la nécessité. Un nombre de participants trop important peut également indiquer que vous essayez d'accomplir trop de choses en une seule réunion. Prenons un exemple : vous avez été chargé(e) d'organiser une réunion sur la refonte du site Internet de votre entreprise. Vous décidez d'inviter l'ensemble des concepteurs Web, des ingénieurs informatiques, des rédacteurs et des éditeurs de contenu. Vous vous exposez à deux problèmes : d'une part, les membres de l'équipe éditoriale risquent fort d'être dépassés par le jargon technique ; d'autre part, les discussions portant sur le type de contenu et la longueur des articles ne concernent nullement l'équipe informatique. Dans ce cas de figure, mieux vaut prévoir deux réunions distinctes, de plus courte durée et mieux ciblées.
3) La réunion dure plus d'une heure. Le temps est précieux. Une réalité d'autant plus forte que l'on se trouve actuellement en contexte de crise économique, période au cours de laquelle chaque collaborateur doit composer avec une charge de travail accrue. Par conséquent, quand vous demandez à vos collaborateurs de consacrer plus d'une heure à une réunion, vous leur en demandez beaucoup. N'oubliez pas non plus que plus la réunion est longue, plus il est difficile de maintenir l'attention des participants. Dans la mesure du possible, évitez que vos réunions ne durent plus d'heure. Si vous avez besoin de plus de temps, veillez à ce que les participants puissent interagir, proposez-leur une collation ou alternez les interventions pour que chacun reste concentré. Pour les très longues réunions, prévoyez des pauses pour que les participants puissent se détendre, échanger de façon informelle entre deux sessions de travail et consulter leurs messageries.
4) Trop de supports visuels. Les supports visuels -- présentations PowerPoint, par exemple -- sont efficaces quand il s'agit de simplifier des concepts complexes ou de souligner des données clés. Mais ces supports peuvent aussi ralentir le rythme de la réunion. Pour éviter que la réunion s'enlise, distribuez à chaque participant un exemplaire des supports visuels projetés, et ce en amont de la réunion. Tout le monde aura ainsi le temps de les passer en revue. Les participants ne seront pas en terrain inconnu quand ils arriveront à la réunion, et vous pourrez alors vous contenter de souligner les informations les plus importantes et d'accélérer le rythme de la réunion.
5) Les réunions deviennent récurrentes. Si vos réunions sont organisées à intervalles réguliers, nous vous conseillons de prendre un peu de recul pour déterminer si cette régularité est nécessaire. Par exemple, si chaque semaine, vous avez du mal à trouver suffisamment d'éléments à mettre à l'ordre du jour, ou si, peu à peu, les réunions sont de plus en plus courtes, vous devrez sans doute revoir la fréquence de vos réunions.
Soyez attentif(-ve) aux différentes dynamiques sous-jacentes des réunions que vous organisez. Et n'hésitez pas à effectuer dans la mesure du possible les aménagements/ajustements nécessaires. Vous vous donnerez ainsi tous les moyens d'organiser des réunions productives et intéressantes.
A propos du groupe Robert Half :
▪ Fondé en 1948,
▪ Leader mondial du recrutement temporaire et permanent spécialisé,
▪ Coté à la Bourse de New York,
▪ Implanté en France depuis 1989,
▪ Intervient sur tous les métiers de la finance, de la comptabilité, de la banque, de l'assurance, du juridique et fiscal ainsi que de l'assistanat et du secrétariat,
▪ Présent à Paris, La Défense, Versailles, Saint-Denis, Massy, Lyon, Nantes, Lille et Aix-en-Provence,
▪ Compte plus de 360 bureaux dans le monde (Etats-Unis, Canada, Europe, Australie, Asie, Nouvelle-Zélande)
Robert Half International a été élue entreprise où il fait bon travailler par Best Workplaces édition 2008.
Son site Internet : http://www.roberthalf.fr/
